采购信息管理通常是利用采购软件进行的，选购恰当的采购管理与供应软件对于采购管理实现信息化至关重要。

    1.选购采购软件需要考虑的因素

    一般，在选购软件时要考虑以下几个因素：

    （1）符合企业业务的规模

    不同企业使用相同的采购和供应软件产生的效益不同，业务规模越大，能够减少的工作量越多，产生的效益越大。对于采购业务规模大的企业，功能强的好过功能简单的软件，提高的效益大于购买支出。软件的功能国强，成本高，不能产生相应的效益；功能过弱，虽然本身成本低，但需投入更高的成本去做可以有软件完成的工作。所以，企业要根据采购的业务规模，选择功能恰当的软件。

    （2）评估软件的效能

    评估软件所能表现出来的效能是选择软件最重要的因素之一。如：此软件是否能完成所偶采购部门所要求的工作，是否和其他现有配套系统（如会计、发票、收款）相兼容，在采购信息系统中，软件是否易于与其他资料数据库整合，软件是否易于使用和了解，能否随着采购部门的业务变动而增加其功能，软件是否提供控制功能以及例外性报告以供管理者使用。

    （3）软件的成本

    采购管理软件的成本包括固定成本和变动成本。固定成本，包括购买软件的支出和培训费用。变动成本，指使用采购管理软件过程的人工成本。要考虑特别变动成本中软件的维护成本，谁执行维护的工作，维护的工作是否规律而且持续，软件升级或更新的成本如何。另外，很多的软件对于其可以使用地区有所限制，所以应对多地区使用此软件的成本加以确定。其实，估算软件成本是十分困难的事，像ERP这样复杂的管理软件很难从外观上辨认出质量的好坏，从厂商的介绍和说明也往往难以看出，从演示产品中仍然很难区分20万元的产品和200万元的产品到底有哪些区别。因此，需要综合考虑诸多因素，并需要专业人士的参谋。

    具体讲，选择软件先要搞清软件产品的价格体系。目前，大多数软件价格构成为：软件产品价格、实施指导价格、客户化价格、二次开发价格、年服务费等。所以，一定要搞清楚供应商的几个体系，其中具体包括哪些项目。需要注意的是，现在软件行业内还没有统一的价格标准，基本上是各家软件公司自己定的，有的按每人每天计费，有的按每人每月计费等。

    （4）软件的易用性和系统的稳定性

    软件产品，尤其是采购管理软件是为企业的管理者使用的，而企业的管理这不是软件专家，不是IT人员，所以采用的软件必须方便使用。同时，软件要保证系统的稳定性，稳定的采购管理软件技能在输入正确数据时正常运作，也能在录入错误数据时自动检测出错误，并且提供人工检测错误的平台，保证软件的正常运行

    （5）软件产品的扩展性

    现在企业实施管理软件都不是单一的一套系统，从制造业早期的财务管理软件、计算机辅助设计（CAD）、计算机辅助工艺（CAPP）、产品数据管理(PDM）到企业资源计划（ERP）、办公自动化（OA）等，企业或多或少地都会先后使用多套管理软件系统，正是由于这种历史的原因使得企业对软件产品的扩展性提出了很高的要求，要求软件产品不仅功能要满足企业当时的需求，还要满足未来的需求，即采购软件要具备一定的扩展性，将来能够和其他的系统集成和扩展，以适应企业信息化整体的需求。

    （6）软件供应商

    供应商也是软件选择时的决定因素。首先要看软件公司的开发能力，软件产品是一个复杂的生产过程才能生产出来的，就想考察制造企业一样，我们要看一下软件企业的声场能力如何，也就是软件开发能力，看看软件公司是否有一支完整的开发队伍，从系统分析师、方案设计师、方案审核师、编写源代码的软件蓝领工人到软件测试员，就像我们生产一台汽车或者其他的产品一样，是否存在完整的生产线，还是小作坊式的加工，当决定使用某个软件上的产品后，则要进一步关注一下问题：供应商是否能建立顾客反映渠道；供应商派出的技术人员是否拥有足够的采购专业知识；供应商是否在所处的产业中拥有足够的设计；供应商是否有能力应付未来的升级和更新要求。

    2.选择采购软件的方法与步骤

    选择综合性能好的采购软件和软件供应商，可以减少投资风险，是顺利实施采购管理信息化的保证。国内企业实施采购管理信息化的软件来源有：自主开发、合作开发、购买国内软件和购买国外软件等几种方式：其中已购买软件为主。通常，在选择软件时要采取如下方法与步骤：

    （1）访问同行业用户

    同行业的企业，生产性质和管理条件相近，应首先参照同行业用户所采用的软件系统。调查时防止只调查技术问题，忽视管理及实施经验。

    （2）访问软件公司

    各软件公司的产品，都有一定的特点及定位方向（使用范围），各有优势和不足。根据企业特点和需求，经过筛选，重点访问3~5家，过多则会延迟评价周期，并不会有利。

    （3）观摩演示

    仅仅从宣传样本上了解软件是绝对不够的，一定要观看软件演示。观摩软件公司演示时要注意：演示的软件是否仅为演示版本，桶正式版本是否完全一致。要注意软件本身而不是演示人，演示人的风度不能代替产品。要注意模块之间信息和数据的集成性，尤其是当有些模块是由第三方开发、买过来增不到原有软件包上时，或不同模块是有几个人分别演示时更要留意，“集成”同“接口”不是同义语。观摩前应准备好调查提纲，带着企业需要解决的问题请演示人演示，观察软件的功能是如何解决这些问题的。切忌只看热闹，不看门道。此外，还要注意软件的界面是否易于操作。观摩演示还不同于测试软件，要注意抓主要问题，不要纠缠细节。

    （4）用企业的数据上机操练

    对最后筛选下来的1到2家软件，可用企业的实际数据进行验证，整理好有关数据，带着需要解决的问题，借用软件公司的条件实际操练，以最后定案。这会给软件公司增添一些麻烦，但对企业来讲是必要的，应当争取。有条件时，其决策人若能亲自考到运行结果，这对取得领导的全力支持是十分有利的。

    （5）访问软件公司的用户

    访问用户有助于对软件产品本身和软件公司的全面了解。要注意软件实施应用的深度和广度，注意实施周期的长短、服务支持工作、经验和教训等。这种访问，最好能在一种不受拘束和坦诚的气氛下进行。

    （6）请咨询公司参谋

    在市场竞争的环境下，有时访问同行业用户会有一定困难。可以有咨询公司提供帮助和咨询。国内一些世界银行贷款项目，往往由世界银行认可的咨询公司负责选用软件；有的咨询公司还负责指导实施，这些公司的服务质量一般较好，但费用也比较高。在咨询工作上，软件供应商的方案，往往是“我卖什么，建议你买什么”，注意力放在“成交”上。而咨询公司应当是“企业需要什么，建议企业卖什么”；或者向企业提供多种方案比较，供企业决策参考，注意力放在项目的“成功”上。

    3.订立软件买卖合同的注意事项

    软件选择结束后，企业将依据我国《合同法》与中选的软件厂商签订合同，购买软件产品和服务。软件及服务是一种特殊的商品，以ERP为例，合同订立中需要注意一下7个方面的问题：

    （1）软件产品明细

    由于软件产品更新快、版本多，必须明确软件产品、附加产品以及第三方软件的名称、版本号和包括的详细功能模块；同时，软件的帮助资料也要配套、完整、齐备。

    （2）软件使用费

    明确使用软件的用户数（软件一般按照用户数来购买，有些厂家也会考虑用户购买的功能模块等因素）；明确软件的报价、折扣和实际价格；明确未来每新增一个用户的费用等。

    （3）年度支持和维护

    按照行业管理，软件供应商一般按照软件使用费的百分比（一般为15%）计算年度支持和维护费用。因此，需要明确年度支持和维护费用的收取方式，是固定费用还是根据物价指数进行调整；以及具体包括哪些服务内容，如升级服务、热线支持、远程诊断等。

    （4）付款时间和方式

    企业与软件供应商需要协商做出适合双方的付款方式，明确分期付款的时间、进度，并对付款的条件进行明确定义。

    （5）实施支持服务

    明确实施支持的具体内容和费用；明确负责主管和职责；明确未履行合同实施条款的惩罚措施；明确二次开发的具体内容，提供的服务，进行的方式和相应费用。

    （6）培训

    培训作为项目实施成功和实现知识传递的重要手段，需要引起企业的高度重视。在合同中，需要明确供应商提供的培训课程、相应的人员，资料、费用和时间安排。一般而言，软件供应商应提供一定数量的免费培训时间。

    （7）其他

    明确软件供应商如被收购、发生倒闭、或最高领导层发生变更等情况时，对客户权益的保证以及补救措施；免费升级未来所有类似产品的功能；明确未履行合同培训条款的惩罚措施等。总之，软件选择对于企业而言，是一件非常重要而复杂的工作，必须高度重视、谨慎选择，必要时，要在专业的IT咨询服务机构的指导下进行。